¿Qué se entiende por empresa contratual?
Con el término contrato, en el ámbito del mobiliario, nos referimos a dos sistemas comerciales diferentes: el primero se refiere a los suministros de muebles destinados a grandes desarrollos inmobiliarios, públicos o privados. El segundo se refiere a los suministros llamados “llave en mano” en los que la empresa de muebles actúa como contratista y realiza completamente el proyecto en nombre del cliente, desde los revestimientos hasta los muebles, desde los acabados hasta las instalaciones.
La actividad contractual se refiere a la implementación y el amueblamiento de estructuras residenciales, comerciales y públicas enteras, que comparten la complejidad y la extensión del proyecto: los interiores de un hotel, las áreas comunes de un crucero, la decoración de un yate o las soluciones de vivienda de una villa o un complejo residencial.
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Características de la empresa contratual
Es una empresa de servicios compleja, en un mercado donde la reputación, fiabilidad y la exactitud de las estrategias de precios son elementos fundamentales en el proceso de toma de decisiones del cliente.
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Gestión de proyectos, desde el pedido hasta la entrega
La “gestión del proyecto” se refiere, ante todo, a la comprensión de las necesidades del cliente, el desarrollo del proyecto con la firma de arquitectos, el seguimiento de la obra, la elección de los proveedores adecuados, la satisfacción de los requisitos económicos y, en su caso, la revisión de costos y precios (“Value Engineering”), cuidando la logística.
La cultura de la relación comercial
En un contexto compuesto por numerosos actores con intereses y objetivos diferentes, se vuelve importante la cultura de la relación comercial basada en el concepto de “presionar al comprador frente a los riesgos de la compra”. Para asegurarse de que los clientes estén lo más libres posible de riesgos de responsabilidad, se requiere una definición minuciosa y detallada de cada aspecto. Esto permite obtener una garantía muy alta y convierte las especificaciones en una herramienta formidable para llevar a cabo el proyecto con éxito. En este contexto, la parte de diseño se vuelve predominante sobre la parte ejecutiva.
El papel del diseño
El diseño es muy importante, puede afectar entre un 6% y un 8% del costo final y es responsable del 75% de los costos que se suponen; cualquier error en el diseño puede llevar a un aumento de costos en el proceso. Por lo tanto, el control del presupuesto es crucial.
Insourcing y/o externalización
Otra característica importante, además de la dinámica de la empresa, es la flexibilidad. Una estructura de producción especializada es un elemento de rigidez, costos fijos e instalaciones de producción no flexibles, creando rigidez. Es por eso que la empresa contratual no produce, sino que externaliza.
Capacidades técnicas — gestión
Finalmente, y especialmente en los negocios contractuales, se requieren habilidades específicas y competencias en gestión técnica, y más particularmente:
- la gestión de la vendedora de manera organizada y controlada;
- la flexibilidad y la voluntad de enfrentar cambios de última hora y modificaciones imprevistas;
- la correcta gestión de los recursos internos y externos para llevar a cabo el pedido dentro de los plazos establecidos;
- la estructura financiera necesaria para la ejecución del contrato;
- una comercialización contractual específica para atraer a operadores especializados (contratistas generales, firmas de arquitectos, contratistas de interiores).
El contexto en el que operan las empresas contractuales
Aprende más sobre el entorno para proponer una solución
Pads en el pipeline para mapear la zona a definir. Se desprende:
- formas particularesy/o irregulares, que son diseñadas por primera vez y que deben poder adaptarse a los requisitos específicos que surgen de los relieves, por ejemplo, el paso de implantes.
- numerosos materiales diferentes y, por lo tanto, también la necesidad de establecer documentos y órdenes de control para los proveedores externos (listas detalladas de requisitos);
- grandes proyectos: con miles de elementos y piezas, que deben ser codificados, documentados, producidos, con la menor incidencia posible de errores.
Compromiso del cliente
Al producir un trabajo, es el cliente quien define las especificaciones técnicas del producto, directamente o a través de contratistas generales o arquitectos de confianza. El impacto económico del proyecto a lo largo de las diferentes etapas del contrato otorga al cliente un fuerte poder de decisión, con el cual las comparaciones y ajustes en curso casi no cesan.
Plazo de entrega
Los muebles contractuales exigen rapidez en el diseño, producción e instalación. Esto por tres razones:
- la velocidad es competitiva y es uno de los factores que te da espacio en el mercado;
- cada día de retraso corresponde a fuertes penalizaciones.
- cualquier retraso erosiona directamente los márgenes de tu empresa, márgenes que en los últimos años y especialmente después de la crisis ya se han reducido.
Control de costos de gestión del trabajo
La ausencia de un método correcto de presupuestación o el cálculo de los márgenes de ganancias de los contratos contractuales combinados con una gruesa cita hecha “una spanne” se revela como un arma de doble filo.
A esto se suma que, a menudo, en las empresas donde se produce tanto en serie como por encargo, el beneficio que aporta la producción en serie puede ser erosionado por una producción bajo contrato “deficitaria”: ¡sin que la empresa se dé cuenta!
Un sistema de información adecuado para la gestión de datos e información
Un encargado del mobiliario contractual es un receptáculo de información. Las fuentes son los clientes, los arquitectos, los jefes de proyecto, hasta los datos reales del proyecto (medidas, dimensiones, peso…) que deben ser detectados de manera efectiva. Toda la información y datos deberían ser compartidos con los departamentos y las personas que participan en el proceso y que contribuyen al resultado final. El tiempo perdido buscando información, pidiendo precisiones y aclaraciones, recreando desde cero documentos que, tal vez, ya existen en el archivo, es uno de los principales costos para una empresa de muebles contractuales.
4 consejos para una gestión óptima de los pedidos contractuales
Desde la calificación del secretario hasta el pedido
Muchas empresas subestiman el momento crucial que llevará a la producción de los componentes requeridos por el contrato. Es la etapa de la negociación comercial donde la ansiedad de “traer el pedido a casa” lleva a subestimar toda una gama de riesgos y oportunidades.
El inicio de un trabajo contractual comienza con la “solicitud y contacto“. Es el resultado de una actividad de marketing de atracción, basada en la difusión de las competencias hacia los objetivos del mercado.
La tercera etapa es el “proyecto del proyecto“, obtenido a partir de la solicitud de oferta del cliente. Es en el que se especifican los máximos y/o detallados, incluyendo listas de verificación del diseño.
En la cuarta fase “plan de negocios“, se elabora un plan de viabilidad del proyecto con los costos, los plazos previstos, los proveedores involucrados, los recursos humanos internos y externos, y el análisis de los riesgos potenciales.
La quinta fase “convocatoria de ofertas” permite formular la oferta. La oferta tendrá diversas liberaciones y la continuación de las negociaciones para la adquisición del contrato.
Gestión del secretario de taller en el departamento técnico
Una vez adquirido el contrato, comienza la gestión del mismo con el diseño final y la ingeniería. El diseño afecta entre el 6% y el 8% del costo de la construcción, pero aproximadamente el 75% de los costos de todo el trabajo dependen de esta etapa: es el momento en que se crea el valor.
El jefe de proyecto y el servicio técnico desempeñan un papel importante en la gestión óptima de la información sobre el empleo. Es cierto que la información proviene del cliente, pero es el servicio técnico quien transpone esta información y la transforma en documentos (archivos) para compartir entre las partes. Nace el proyecto 3D, la información se estabiliza y se vuelve disponible; además, con las herramientas y software CAD adecuados, la información del proyecto puede convertirse en la documentación ejecutiva.
Producción interior/exterior, logística e instalación en el sitio
El departamento técnico está en el corazón de la gestión del empleo, intercambiando constantemente datos entrantes y salientes con todos los demás departamentos comerciales.
El objetivo es terminar el trabajo en el menor tiempo posible, con un producto de calidad, sin errores y optimizando los márgenes. Para ello, la empresa debe trabajar en perfecta coordinación y armonía. Si la empresa está organizada “en silos” (zonas de negocio con compartimentos estancos), será necesario reorganizar los procesos de valor, coordinando los departamentos comerciales en un solo flujo de información y materiales.
Un objetivo ambicioso, que se alcanza mediante un análisis oportuno de la producción y los flujos de información de tu empresa.
Buena organización de los procesos operativos contractuales
El contexto de la actividad contractual está salpicado de particularidades en términos de productos y procesos. La organización necesita nuevos enfoques operativos y para acelerar la operación, se aconseja apoyarse en asesorías especializadas.
Los procesos operativos de la empresa contractual necesitan:
- un enfoque estratégico (qué segmentos de mercado abordar, con qué operadores colaborar, etc.),
- la adquisición de un know-how específico en los principales procesos de valor (marketing contractual, gestión de proyectos, gestión de obras, etc.),
- la adopción de software de gestión y diseño.
Una empresa mal organizada y cuyos herramientas no son apropiadas para hacer frente a lo imprevisto en el tiempo fijado, será expulsada de la arena competitiva con el tiempo.
Etiqueta: software para gestión empresarial